PRIVACYBELEID

Privacyverklaring Sint-Godelievecollege

Wegens de wetgeving inzake informatieveiligheid en privacy, willen wij u informeren over de verwerkingen die wij met uw persoonsgegevens uitvoeren, en de beleidsmaatregelen die wij nemen om deze te beschermen.

1. Verantwoordelijken

Het schoolbestuur, vzw Katholiek Onderwijs Hinterland is de verwerkingsverantwoordelijke voor alle leerlingengegevens.

Op school is er een aanspreekpunt informatieveiligheid aangeduid, dat gemakkelijk te contacteren is via info@sigo.be.

Het aanspreekpunt informatieveiligheid en/of de directie van de school kan voor advies en ondersteuning terecht bij de ‘data protection officer’ (DPO) van de onderwijskoepel.

2. Verwerkingen

2.1 Verwerkingsdoeleinden

Op school verwerken wij leerlingengegevens omwille van de volgende doelen:

  • leerlingenrekrutering;
  • leerlingenadministratie;
  • leerlingenbegeleiding;
  • leerlingenevaluatie;
  • public relations;
  • toezicht op telecommunicatie.

2.2 Verwerkte leerlingengegevens

Om jou in te schrijven, te begeleiden en op te volgen op school is het noodzakelijk dat wij de volgende gegevens verwerken:

  • identificatiegegevens (met i.h.b. voornaam en naam, roepnaam, een pasfoto, het rijksregisternummer, gezinssamenstelling, voorrang- en indicatorfactoren);
  • persoonlijke kenmerken (met i.h.b. geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, nationaliteit);
  • privé contactgegevens (met i.h.b. telefoonnummer(s), adresgegevens, e-mail);
  • evaluatiegegevens (met i.h.b. puntenboeken, remediëring, rapporten, rapportcommentaren);
  • gezondheidsgegevens: relevante informatie in verband met leren, gezondheid (lichamelijk, psychisch), psychsociaal, met het oog op begeleiding
  • opleiding en vorming (met i.h.b. vorige scholen, gevolgde richtingen, attesten, deliberatiebeslissingen, -motivaties en -verslagen, getuigschriften en diploma’s);
  • leerlingendossier met informatie van het lopende jaar (bv. meldingen van leerkrachten, vragen van ouders,…)
  • aanwezigheid en discipline (met i.h.b. afwezigheidsbewijzen, sancties, tucht);
  • afbeeldingen (die niet administratief gebruikt worden).

Deze gegevens kunnen, mits wettelijke grondslag, eventueel bekomen worden van de vorige school waar de leerling ingeschreven was, of bij externe ondersteuners van de leerling. De ouders geven hiervoor de toelating bij inschrijving.

2.3 Verwerkte oudergegevens

Om uw kind in te schrijven, te begeleiden en op te volgen op school is het noodzakelijk dat wij de volgende gegevens verwerken:

  • elementaire identificatiegegevens;
  • gezinssamenstelling;
  • privé contactgegevens (met i.h.b. telefoonnummer(s), adresgegevens, e-mail);
  • financiële bijzonderheden (met i.h.b. rekeningnummer, schoolonkosten, betalingen).

2.4 Ontvangers

  • Het departement onderwijs is, via het Discimus-systeem van AgoDi, een ontvanger van een deel van jouw leerlingengegevens;
  • de scholengemeenschap Ichthus ontvangt uw administratieve gegevens omwille van hun bevoegdheden om onderwijssubsidies en -werkingsmiddelen te beheren;
  • het CLB is, indien het jou begeleidt, bevoegd om alle in § 2.2 en § 2.3 opgesomde gegevens op te vragen;
  • het ondersteuningsnetwerk is, indien van toepassing, bevoegd om een deel van de in § 2.2 en § 2.3 opgesomde gegevens op te vragen;
  • bij verificatie krijgt de onderwijsverificateur toegang tot administratieve gegevens, aanwezigheden, afwezigheidsbewijzen, … in het kader van zijn wettelijk bepaalde taak;
  • bij inspectie is het mogelijk dat een onderwijsinspecteur ook toegang vraagt tot bepaalde leerlingengegevens in het kader van zijn wettelijk bepaalde taak.

Wat relevante informatie in verband met leren, gezondheid, psychsociaal (bv. allergie, leerproblemen, faalangst,…) betreft, kunnen ouders aangeven wie deze informatie kan raadplegen.

Het beleidsteam van de school en SteamTeam (groep leerlingenbegeleiding) hebben inzage in alle gegevens.

Leerkrachten hebben alleen toegang tot de gegevens van leerlingen aan wie ze lesgeven. Leerkrachten kunnen alleen raadplegen wat relevant voor hen is.

2.5 Verwerkers

Op school worden onderstaande platformen gebruikt bij de verwerking van leerlingengegevens:

  • Wisad
  • Venice
  • Smartschool
  • Oefenplatformen gekoppeld aan de onderwijsleerpakketten
  • Office 365, Google Suite
  • Website

De leveranciers van de digitale platforms zorgen ervoor dat de data voldoende afgeschermd zijn tegen ongewenste bezoekers. De gegevens zijn dus veilig. Alleen wie een login heeft, kan ze raadplegen.

2.6 Voorwaarden

Jouw gegevens zullen verwerkt worden zolang je bij ons ingeschreven bent, of zolang ze nodig zijn om je te begeleiden. Daarna worden ze verwijderd, geanonimiseerd of gearchiveerd conform de geldende regelgevingen.

Indien we bepaalde gegevens langer zouden willen bewaren, dan zullen we dat melden en de expliciete toestemming ervoor vragen.

3. Rechten inzake privacy

3.1 Rechten uitoefenen

3.1.1 Recht op toegang tot, verbetering van en verwijdering van je persoonsgegevens

Je beschikt over een recht op toegang tot je persoonsgegevens. De vzw KOHi engageert zich tot een zo nauwkeurig mogelijke gegevensverzameling. Onnauwkeurige of onvolledige persoonsgegevens kunnen steeds verbeterd of eventueel zelfs verwijderd worden. De school verzamelt geen gegevens die niet noodzakelijk zijn voor de goede werking van vzw KOHi en haar administratie (bv. politieke of godsdienstige overtuiging, seksuele geaardheid, ….)

Als leerling/ouder heb je het recht onnauwkeurigheden en onvolledigheden te melden.

Als leerling/ouder kan je je rechten uitoefenen door de school te contacteren via info@sigo.be. De school verbindt er zich toe binnen de 15 werkdagen aan jouw verzoek een gevolg te geven. Omwille van veiligheidsredenen zal de school je in deze procedure wel vragen je identiteit te bewijzen.

3.1.2 Recht om klacht in te dienen bij de Privacycommissie

Je hebt als leerling/ouder het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Privacycommissie, ook de ‘Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer’ genaamd (zie www.privacycommission.be/nl voor meer informatie).

3.1.3 Recht op verzet, restrictie en gegevensoverdracht

Je kan je als leerling/ouder te allen tijde kosteloos en zonder motivering verzetten tegen de verwerking van je persoonsgegevens indien: 1) De vzw KOHi je persoonsgegevens verwerkt op basis van een niet-legitiem doel (en vzw KOHi de persoonsgegevens niet verder moet verwerken op een andere juridische basis) of 2) deze persoonsgegevens verkregen werden met het oog op direct marketing.

In de beperkte gevallen waar dit wettelijk is toegelaten, kan je als leerling/ouder ook een restrictie van de verwerking eisen.

3.2 Gerechtvaardigd belang

Een aantal verwerkingen hebben een ‘gerechtvaardigd belang’ als grondslag:

  • toezicht op telecommunicatie;
  • de in § 2.4 vermelde doorgifte van jouw gegevens aan onderwijsinspectie.

4. Aanpassingen

De vzw KOHi en haar werking zijn een constant veranderend gegeven. Zodra je het schoolreglement ondertekent en de kennisname van en akkoord met deze verklaring geeft, geef je de toestemming om de nodige gegevens te verzamelen en te gebruiken binnen het wettelijk voorziene kader. Het is mogelijk dat het beleid van de school met betrekking tot persoonsgegevens in de toekomst dient aangepast en gewijzigd. Deze wijzigingen zullen duidelijk aangeduid worden in deze privacyverklaring. We raden de ouders en leerlingen dan ook aan om deze verklaring regelmatig opnieuw na te kijken.